Алексей Пряслов: как облегчить гостинице составление бюджета на будущий год при помощи софта

Николай Кузанский в XV веке утверждал, что лишь через измерение мы можем воздействовать на окружающий мир. В современной интерпретации – управлять можно только тем, что измеримо. Составление бюджета для гостиницы – дорожная карта, определяющая путь к конкретному уровню прибыли в следующем году. Желательно, чтобы путь был коротким, а прибыль максимальной. Какие решения позволят облегчить задачу и выполнить ее эффективнее — рассказал Алексей Пряслов, специалист по консалтингу и инвестициям в гостиничном бизнесе, создатель программы для автоматизации управленческого учета в отелях HOMS.

Бюджетирование – пошаговый процесс вычисления целей отеля на следующий год. Ключевая – прибыль. Первый шаг — определение ADR, загрузки, выручки от номеров, ресторанов и прочих департаментов. Далее вычисляются распределяемые и нераспределяемые расходы, налог на имущество, землю, расходы на страхование. Из выручки вычитаются полученные расходы — так определяется операционная прибыль. На данный показатель и нужно ориентироваться при принятии управленческих решений.

«Главная ошибка при составлении бюджета отеля на будущий год – игнорирование собственником мнения руководителей служб. Например,  далеко не факт, что в 2024 году выручка превысит показатели 2023. Здесь мнение коммерческого директора — решающее. Нужно изучить рынок, понять усилится ли конкуренция из-за открытия новых отелей, многие другие факторы», — предупреждает Алексей Пряслов, создатель программы для автоматизации управленческого учета в отелях HOMS.

Еще одна ошибка — использование универсальных инструментов вместо специализированных. Очень часто бюджет ведется в Excel. Но по мере роста бизнеса объем данных, необходимых для составления бюджета, резко возрастает, и программа с ним не справляется. Также в Excel запутана система версий бюджета, плюс есть возможность изменения значений в ячейках, чем могут воспользоваться недобросовестные сотрудники.

«После 20 лет работы в индустрии гостеприимства наша команда хорошо знакома с данными минусами. Созданная нами программа для автоматизации управленческого учета HOMS легко преодолевает эти и многие другие проблемы: работает с большим объемом данных, имеет четко выстроенную систему версий бюджета, защиту от мошенничества. И специальный инструмент, позволяющий на основе имеющихся фактических данных буквально в несколько кликов моделировать различные сценарии бюджета на будущий год за счет изменения ключевых драйверов. Настройка производится под конкретную гостиницу. Это значительно облегчает бюджетирование и построение траектории к максимизации прибыли», — рассказал Алексей Пряслов, специалист по консалтингу и инвестициям в гостиничном бизнесе.

При составлении бюджета гостиницы на будущий год эксперт рекомендует обращать внимание на ключевые рыночные показатели – ADR и загрузку в Room Department, средний чек и количество чеков в FB Department и СПА. Они будут важны всегда.

«Отдельно стоит выделить общий размер расходов на персонал с налогами, отпускными и больничными. Это самая большая статья расходов, важно понимать, какова её доля в общей выручке гостиницы, а также уровень расходов в расчете на одного сотрудника. С учетом нарастающего дефицита персонала в гостиничной индустрии нужно сравнивать размер зарплат с рынком — удержать квалифицированного сотрудника намного дешевле, чем найти нового», — резюмировал Алексей Пряслов.